Question 1

海外からの電話も受け付けできますか？

Accepted Answer

はい、海外からの国際電話も受け付け可能です。ただし、現在は日本語のみの対応となっており、外国語での詳細な対応は行っておりません。海外のお客様や取引先からのお電話については、基本的な情報（会社名、連絡先、用件の概要）をお聞きし、適切にお取り次ぎいたします。時差を考慮した連絡タイミングの調整も承ります。国際電話の転送料金については、ご利用の電話会社の国際転送料金が適用されますので、詳細は各電話会社にご確認ください。

Question 2

クレーム対応の電話はどのように処理されますか？

Accepted Answer

クレーム対応については、特に慎重かつ迅速な処理を行っております。クレーム電話を受けた際は、まずお客様のお話を丁寧にお聞きし、感情を落ち着かせるよう努めます。内容を正確に記録し、緊急度に応じて即座に担当者に連絡いたします。重大なクレームの場合は、30分以内に責任者に報告し、対応方針を確認いたします。すべてのクレーム対応は録音され、後日の検証や改善に活用されます。また、クレーム内容の分析レポートを月次で提供し、再発防止策の立案をサポートいたします。

Question 3

電話代行サービスの品質管理はどのように行われていますか？

Accepted Answer

当社では徹底した品質管理体制を構築しております。すべての通話は録音され、品質管理責任者が定期的にチェックしています。月間の通話品質スコアを算出し、95%以上の品質維持を目標としています。また、お客様満足度調査を四半期ごとに実施し、サービス改善に反映しています。オペレーターの応対スキルは個別に評価され、必要に応じて追加研修を実施しています。ISO9001品質マネジメントシステムに準拠した運営を行い、継続的な品質向上を図っています。品質に関する詳細レポートは月次でご提供いたします。

Question 4

電話代行と自動音声応答（IVR）の併用は可能ですか？

Accepted Answer

はい、自動音声応答（IVR）システムとの併用が可能です。まず自動音声で用件を振り分け、必要に応じて当社のオペレーターにつなぐシステムを構築できます。例えば「営業に関するお問い合わせは1番を、サポートは2番を押してください」といった振り分けの後、当社で専門的な対応を行います。IVRにより24時間の基本対応が可能となり、営業時間内は人的対応、営業時間外は自動応答とメッセージ録音といった使い分けができます。システム構築費用は別途ご相談となりますが、効率的な電話対応を実現できます。

Question 5

繁忙期や閑散期での料金プランの調整は可能ですか？

Accepted Answer

はい、季節変動のある業種向けに、繁忙期・閑散期での料金プラン調整を承っております。例えば、税理士事務所の確定申告期間、小売業の年末商戦、不動産業の引っ越しシーズンなど、特定の時期に電話が集中する業種に対応いたします。繁忙期は上位プランに一時変更し、閑散期は基本プランに戻すことが可能です。また、短期間の大幅な件数増加にも対応できるよう、臨時オペレーターの追加配置も行っております。

Question 6

Webサイトからの問い合わせフォーム対応も可能ですか？

Accepted Answer

申し訳ございませんが、当社は電話対応に特化したサービスを提供しており、Webサイトからの問い合わせフォーム対応は行っておりません。ただし、ホームページに当社の電話番号を掲載いただき、「お問い合わせはお電話で」と案内することで、すべての問い合わせを電話に集約することが可能です。これにより、統一された高品質な対応と、確実な情報伝達を実現できます。メール対応が必要な場合は、提携する秘書代行サービスをご紹介することも可能です。

Question 7

電話代行サービスの将来的な機能拡張予定はありますか？

Accepted Answer

当社では常にサービスの向上と機能拡張に取り組んでおります。近い将来の拡張予定として、AI音声認識を活用した自動文字起こし機能の標準化、チャットボットとの連携、スマートフォンアプリでのリアルタイム通話状況確認などがあります。また、英語対応の開始、ビデオ通話対応、CRMシステムとの連携機能も検討中です。

Question 8

同業他社の電話を間違って受けてしまう心配はありませんか？

Accepted Answer

ご心配は無用です。当社では高度なCTIシステムを導入しており、お客様からお電話をいただいた瞬間に、発信者番号により自動的にお客様の会社情報が画面に表示されます。会社名、業種、対応方針、緊急連絡先などの詳細情報がリアルタイムで確認できるため、間違った対応をすることはございません。また、複数のお客様が同じような業種であっても、それぞれに特化した専用の応対スクリプトを用意しており、各社の特色に合わせた対応を行います。万が一の間違いに備えて、すべての通話を録音しており、事後検証も可能です。

Question 9

利用可能な決済方法を教えてください。

Accepted Answer

お支払いには、以下の各種クレジットカードがご利用いただけます。
VISA / Mastercard / American Express / JCB / Diners Club / Discover
※デビットカード・プリペイドカードは、各カード会社の規定によりご利用いただけない場合がございます。

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