医療機関専門の電話代行サービス
クリニック・医院の電話対応業務を低コストで効率化。 患者様に丁寧な対応を提供しながら、スタッフの負担を軽減します。
ポイントを４つ抑える
初期費用0円、月額2,900円からの業界最安値
医療知識を持つ専門オペレーターが対応
予約管理・変更・キャンセル対応で受付業務を効率化
24時間対応オプションで時間外の問い合わせも取りこぼしなし
課題と対策
医療機関が抱える電話対応の課題と解決策
1受付スタッフの人件費負担
受付専任スタッフの人件費が経営を圧迫。固定費を抑えて効率よく対応したい。
月額固定費で対応、人件費を最大70％削減可能。
2予約管理の煩雑さ
電話予約や変更・キャンセルが業務を圧迫。他業務の妨げになることも多い。
予約システムと連携し、リアルタイムで自動対応が可能に。
3診療時間中の電話対応による中断
診療中に電話が鳴り業務が中断。患者への対応品質にも影響が出る。
電話を完全代行し、医療スタッフの集中環境を確保。
4時間外の電話対応
診療時間外の問い合わせや変更依頼に対応できず、機会損失が発生。
24時間対応で時間外の問い合わせも安心・確実に対応。
サービスの中身
医療機関向け電話代行サービス内容
予約管理
新規予約、変更、キャンセルの受付と管理。予約システムとリアルタイム連携し、ダブルブッキングを防止します。
- ・各種予約システムとの連携対応
- ・予約状況をリアルタイムで確認・更新
- ・予約確認の自動リマインド機能
問い合わせ対応
診療内容、診療時間、アクセス方法などの基本的な問い合わせに対応。医療知識を持つオペレーターが丁寧に回答します。
- ・保険適用の有無など一般的な質問への回答
- ・診療科目や専門分野に関する案内
- ・初診・再診の流れの説明
緊急時対応
緊急性の高い内容はすぐに医師や担当スタッフに連絡。患者様の状態に応じた適切な対応を行います。
- ・緊急度に応じたエスカレーションフロー
- ・緊急連絡先への即時転送機能
- ・救急対応が必要な場合の適切な案内
保険証確認・事前情報収集
初診患者様の保険情報や基本情報を事前に収集し、来院時の手続きをスムーズにします。
- ・保険証情報の事前確認
- ・問診票の事前準備の案内
- ・来院時の必要書類の説明
対応の実際
医療機関専用の対応スクリプト例
初診予約の場合
「〇〇クリニックでございます。初めての受診でいらっしゃいますね。症状や希望される診療科をお聞かせいただけますか？」「保険証はお持ちでしょうか？来院時にお持ちいただくようお願いいたします。」「初診の方は問診票のご記入がありますので、10分ほど早めにお越しいただけますと助かります。」
症状についての問い合わせ
「〇〇クリニックでございます。症状についてのお問い合わせですね。一般的な情報としてお伝えできることもございますが、正確な診断は医師の診察が必要となります。現在の症状をお聞かせいただけますか？」「その症状でしたら、△△科の受診をお勧めいたします。予約をお取りしましょうか？」
キャンセル・変更の場合
「〇〇クリニックでございます。予約の変更ですね。患者様のお名前と予約日時を教えていただけますか？」「確認いたしました。では新しいご希望の日時をお知らせください。」「〇月〇日〇時で承りました。変更手続きを完了いたしました。お気をつけてお越しください。」
導入の効果
導入事例・成功例
A内科クリニック様
看護師が電話対応に追われ、 患者対応が疎かになっていた
予約管理と基本的な問い合わせを RND電話代行サービスに委託
看護師の業務負担が40%軽減され、 患者満足度が20%向上。 人件費も年間約200万円削減。
Bメンタルクリニック様
プライバシーに配慮した 丁寧な電話対応が必要だった
機密保持契約を結んだ 専任オペレーターによる対応
患者のプライバシーを守りながら、 24時間の予約受付が可能に。 新規患者数が30%増加。
C歯科医院様
予約のキャンセルや無断キャンセルが 多く、収益機会が失われていた
予約確認の自動リマインドと 空き時間の効率的再予約システムを導入
キャンセル率が45%から 15%に減少し、 診療収入が25%向上。
医療機関向け電話代行に関するよくある質問
基本的な医療知識を持つオペレーターが対応いたします。また、クリニック固有の対応マニュアルやFAQを作成いただくことで、より適切な対応が可能です。専門的な質問は医師への取り次ぎを行います。
