Question 1

電話が混雑してつながらない場合はどうなりますか？

Accepted Answer

同時に複数のお電話をいただいた場合でも、当社では複数回線を用意しており、待機時間を最小限に抑えています。万が一、すべての回線が話し中の場合は、自動的に順次お待ちいただく仕組みとなっております。混雑状況に応じて、上位プランへの変更や追加回線の設置もご提案いたします。特に繁忙期が予想される場合は、事前にご相談いただければ、臨時的な回線増設も可能です。お客様の大切な電話を逃さないよう、最適な回線数を常に維持しています。

Question 2

オペレーターが間違った対応をした場合の対処法は？

Accepted Answer

万が一、オペレーターの対応に問題があった場合は、すべての通話を録音しておりますので、内容を確認して適切に対処いたします。まずはお客様からご連絡をいただき、該当する通話の録音を確認いたします。問題が確認された場合は、お客様への謝罪、相手方への適切な連絡、今後の再発防止策を実施いたします。重大な問題の場合は、サービス料金の減額や返金も検討いたします。すべてのオペレーターには定期的な研修を実施し、サービス品質の向上に努めております。

Question 3

夜間や早朝の緊急対応はどこまで可能ですか？

Accepted Answer

基本プランでは平日9時～18時の対応となりますが、夜間・早朝の緊急対応オプションもご用意しております。医療機関や介護施設など、24時間対応が必要な業種向けには、夜間専用の緊急連絡体制を構築いたします。緊急度に応じて、担当者への即座の連絡、翌営業日の優先対応、緊急時の自動転送など、業種特性に合わせた対応が可能です。詳細な対応範囲については個別にご相談ください。

Question 4

海外からの電話も受け付けできますか？

Accepted Answer

はい、海外からの国際電話も受け付け可能です。ただし、現在は日本語のみの対応となっており、外国語での詳細な対応は行っておりません。海外のお客様や取引先からのお電話については、基本的な情報（会社名、連絡先、用件の概要）をお聞きし、適切にお取り次ぎいたします。時差を考慮した連絡タイミングの調整も承ります。国際電話の転送料金については、ご利用の電話会社の国際転送料金が適用されますので、詳細は各電話会社にご確認ください。

Question 5

クレーム対応の電話はどのように処理されますか？

Accepted Answer

クレーム対応については、特に慎重かつ迅速な処理を行っております。クレーム電話を受けた際は、まずお客様のお話を丁寧にお聞きし、感情を落ち着かせるよう努めます。内容を正確に記録し、緊急度に応じて即座に担当者に連絡いたします。重大なクレームの場合は、30分以内に責任者に報告し、対応方針を確認いたします。すべてのクレーム対応は録音され、後日の検証や改善に活用されます。また、クレーム内容の分析レポートを月次で提供し、再発防止策の立案をサポートいたします。

Question 6

電話代行サービスの品質管理はどのように行われていますか？

Accepted Answer

当社では徹底した品質管理体制を構築しております。すべての通話は録音され、品質管理責任者が定期的にチェックしています。月間の通話品質スコアを算出し、95%以上の品質維持を目標としています。また、お客様満足度調査を四半期ごとに実施し、サービス改善に反映しています。オペレーターの応対スキルは個別に評価され、必要に応じて追加研修を実施しています。ISO9001品質マネジメントシステムに準拠した運営を行い、継続的な品質向上を図っています。品質に関する詳細レポートは月次でご提供いたします。

Question 7

電話代行と自動音声応答（IVR）の併用は可能ですか？

Accepted Answer

はい、自動音声応答（IVR）システムとの併用が可能です。まず自動音声で用件を振り分け、必要に応じて当社のオペレーターにつなぐシステムを構築できます。例えば「営業に関するお問い合わせは1番を、サポートは2番を押してください」といった振り分けの後、当社で専門的な対応を行います。IVRにより24時間の基本対応が可能となり、営業時間内は人的対応、営業時間外は自動応答とメッセージ録音といった使い分けができます。システム構築費用は別途ご相談となりますが、効率的な電話対応を実現できます。

Question 8

繁忙期や閑散期での料金プランの調整は可能ですか？

Accepted Answer

はい、季節変動のある業種向けに、繁忙期・閑散期での料金プラン調整を承っております。例えば、税理士事務所の確定申告期間、小売業の年末商戦、不動産業の引っ越しシーズンなど、特定の時期に電話が集中する業種に対応いたします。繁忙期は上位プランに一時変更し、閑散期は基本プランに戻すことが可能です。また、短期間の大幅な件数増加にも対応できるよう、臨時オペレーターの追加配置も行っております。

Question 9

Webサイトからの問い合わせフォーム対応も可能ですか？

Accepted Answer

申し訳ございませんが、当社は電話対応に特化したサービスを提供しており、Webサイトからの問い合わせフォーム対応は行っておりません。ただし、ホームページに当社の電話番号を掲載いただき、「お問い合わせはお電話で」と案内することで、すべての問い合わせを電話に集約することが可能です。これにより、統一された高品質な対応と、確実な情報伝達を実現できます。メール対応が必要な場合は、提携する秘書代行サービスをご紹介することも可能です。

Question 10

電話代行サービスの将来的な機能拡張予定はありますか？

Accepted Answer

当社では常にサービスの向上と機能拡張に取り組んでおります。近い将来の拡張予定として、AI音声認識を活用した自動文字起こし機能の標準化、チャットボットとの連携、スマートフォンアプリでのリアルタイム通話状況確認などがあります。また、英語対応の開始、ビデオ通話対応、CRMシステムとの連携機能も検討中です。

Question 11

同業他社の電話を間違って受けてしまう心配はありませんか？

Accepted Answer

ご心配は無用です。当社では高度なCTIシステムを導入しており、お客様からお電話をいただいた瞬間に、発信者番号により自動的にお客様の会社情報が画面に表示されます。会社名、業種、対応方針、緊急連絡先などの詳細情報がリアルタイムで確認できるため、間違った対応をすることはございません。また、複数のお客様が同じような業種であっても、それぞれに特化した専用の応対スクリプトを用意しており、各社の特色に合わせた対応を行います。万が一の間違いに備えて、すべての通話を録音しており、事後検証も可能です。

Question 12

電話代行サービスとはどのようなサービスですか？

Accepted Answer

電話代行サービスとは、お客様の代わりに専門のオペレーターが電話応対を行うサービスです。お客様からの電話を受け取り、メッセージをお預かりしたり、簡単な質問にお答えしたりします。業務に集中したい時間帯や不在時でも、お客様との大切な連絡を逃すことがありません。

Question 13

料金プランはどのようになっていますか？

Accepted Answer

業界最安値の月額料金を実現しており、基本プランは月額10,00円からご利用いただけます。ご利用状況に応じて複数のプランをご用意しておりますので、料金シミュレーターで最適なプランをお確かめください。

Question 14

契約期間はどのくらいですか？

Accepted Answer

契約期間は1ヶ月単位となっております。月の途中からでもお申し込み可能で、初月は日割り計算となります。最低契約期間の縛りはございませんので、1ヶ月のみのご利用も可能です。

Question 15

どの地域で利用できますか？

Accepted Answer

日本全国47都道府県すべてでご利用いただけます。東京の専用番号をお貸しすることも、現在お使いの電話番号をそのまま転送してご利用いただくことも可能です。

Question 16

申し込みから利用開始までどのくらいかかりますか？

Accepted Answer

最短で翌日の午前9時からご利用いただけます。お申し込み後、必要書類をご提出いただき、代行内容の打ち合わせが完了次第、サービスを開始いたします。

Question 17

現在使用している電話番号をそのまま使えますか？

Accepted Answer

はい、現在の電話番号をそのままご利用いただけます。NTTのボイスワープ等の転送サービスを利用して、弊社まで転送していただくだけです。特別な機器や工事は一切不要です。

Question 18

電話を持っていなくても利用できますか？

Accepted Answer

はい、電話をお持ちでない方でもご利用いただけます。弊社が東京03番号を無料でレンタルいたしますので、電話機の購入や基本回線料は不要です。

Question 19

オペレーターの対応時間を教えてください

Accepted Answer

平日9時～18時の営業時間内で対応しております。オプションで18時以降や土日の対応が可能です。対応時間外は留守番電話機能や転送サービスをご利用いただけます。

Question 20

どのような業種で利用されていますか？

Accepted Answer

医療機関、不動産業、士業（弁護士・税理士など）、小売業、オンラインショップなど幅広い業種の方にご利用いただいております。業種別の専門的な対応も可能です。

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