イベント業界における電話対応の課題
イベント会社では、繁忙期になると電話対応が集中し、スタッフの負担が急増します。 特に以下のような課題が多く見られます。
- 来場者や出展企業からの問い合わせが一時的に急増
- イベント運営や設営で現場スタッフが電話に出られない時間帯が多い
- 一時的な問い合わせ窓口を確保するのが難しく、機会損失が発生
- 電話応対に追われて、本来の運営業務に集中できない
こうした課題を解消する手段として、近年では電話代行サービス（コールセンター外注）の導入が広がっています。
繁忙期に電話代行を導入するメリット
1. 問い合わせの取りこぼしを防止
イベント前後は、来場者・出展者・メディア関係者からの連絡が集中します。 しかし、社内スタッフだけではすべての電話に対応するのは困難です。
電話代行を導入すれば、
- 一次対応を外部オペレーターが即時に受付
- 内容を分類し、重要案件のみ担当者に転送
- 一般的な質問にはマニュアル対応で即答
が可能になります。
「電話がつながらない」という不満を解消し、問い合わせ機会を逃さないことが、顧客満足度の維持につながります。
2. スタッフの業務負担を軽減
繁忙期は、イベント運営・現場対応・顧客調整など、通常業務以上のタスクが発生します。 電話対応を外部化することで、スタッフは本来のコア業務に集中できます。
- 担当者不在時の電話を代行でカバー
- 社内への連絡はメール・Slack・LINE WORKSなどでリアルタイム共有
- 電話内容をログ化して問い合わせ分析にも活用可能
「現場優先」しながらも顧客対応品質を保つことができるのは、電話代行ならではの強みです。
3. 繁忙期だけの一時利用が可能
電話代行サービスは、短期間・季節限定の契約にも対応しているケースが多くあります。 これにより、
- イベント開催月のみ外注
- 新規案件・展示会期間中だけ臨時対応
- 長期契約ではなくスポット運用が可能
といった柔軟な使い方ができます。
必要な時だけ利用できるコスト効率の高さは、イベント業界に最適な仕組みといえます。
4. 応対品質をプロレベルで維持
電話代行のオペレーターは、ビジネスマナーや電話応対スキルを専門教育されています。 イベント業界向けのマニュアルを作成すれば、
- 「来場案内」「チケット関連」「出展申込」などを正確に対応
- 案件別に応答内容を切り分け
- 企業ブランドに合わせたトーンや言葉遣いを統一
といった一貫した応対品質が実現します。
外部対応であっても「自社スタッフ同様の対応品質」を維持できるのが、電話代行活用の大きな魅力です。
電話代行の活用事例
事例①：展示会運営会社A社
課題： 展示会シーズンに入ると、来場者・出展者からの問い合わせが殺到し、事務局の対応が追いつかない状態。
対応：
- 電話代行会社にイベント専用窓口を設置
- よくある質問（FAQ）を共有し、オペレーターが一次対応
- 来場証発行や会場案内などを標準化
結果：
- 電話応答率が65％ → 98％に改善
- 事務スタッフの残業時間を月40時間削減
- 来場者満足度アンケートで「問い合わせ対応が丁寧」と好評価
繁忙期の一時的な電話集中を解消し、応対品質を向上した成功例です。
事例②：イベント制作会社B社
課題： 多数のイベントを同時に運営しており、社内での情報共有が複雑化していた。
対応：
- 電話代行を活用し、案件ごとに異なる応答スクリプトを作成
- 担当イベント名・クライアント名で問い合わせを分類
- 応対履歴をGoogleスプレッドシートでリアルタイム共有
結果：
- 社内連携がスムーズになり、誤対応が大幅に減少
- 担当者が現場からでも即時確認可能な体制を構築
- 複数プロジェクトを同時進行しても、顧客満足度を維持
マルチ案件対応の効率化を実現した事例です。
事例③：音楽イベント運営会社C社
課題： 公演前後に問い合わせが集中し、チケット・グッズ・アクセス関連の電話がパンク。
対応：
- 電話代行を導入し、FAQ対応とクレーム一次受付を外部化
- 緊急案件のみ運営チームへ転送
- 通話録音データを共有して、顧客対応の改善に活用
結果：
- クレーム処理が30％効率化
- 対応漏れゼロを達成
- イベント当日の問い合わせ件数が大幅減少
電話代行を「問い合わせ削減ツール」としても活用できた好例です。
導入時のポイント
業界理解と柔軟性のある代行会社を選ぶ
イベント業界は、案件ごとに対応内容が異なるため、以下を重視して選定しましょう。
- 複数案件の同時対応が可能か
- イベント運営や接客経験のあるオペレーターが在籍しているか
- 案件ごとにカスタムマニュアルを設定できるか
現場業務の特性を理解してくれる代行会社こそ、真のパートナーになります。
共有と報告の仕組みを明確に
- メール・Slack・Chatworkなどの通知手段を選べるか
- 日次・週次レポートで応対内容を振り返れるか
- 通話録音や履歴データを活用できるか
リアルタイムで情報共有できる体制を整えることで、運営効率が格段に向上します。
コストと柔軟な契約形態
イベント業界では「繁忙期だけ使いたい」というニーズが多いです。 そのため、
- 短期契約・スポット利用に対応
- 月額・従量課金などの柔軟な料金体系
- 利用期間を調整できるプラン
を備えたサービスを選ぶのが理想です。
コストを最小限に抑えながら高品質な応対を実現できます。
まとめ：電話代行は「繁忙期の見えないチームメンバー」
イベント業界では、繁忙期の問い合わせ対応が顧客満足度とブランド信頼性を左右します。 電話代行を導入することで、
- 応答漏れの防止
- スタッフの負担軽減
- 応対品質の向上
- 短期的なコスト最適化
が可能になります。
電話代行は、繁忙期を支える“裏方のチーム”としてイベント運営を円滑に進める仕組みです。
イベントの成功は、現場対応だけでなく「電話応対の質」からも始まります。 忙しい時こそ、電話代行を活用して効率的で信頼される運営体制を構築しましょう。