なぜ「電話番を雇う」選択が非効率になりやすいのか
電話対応の専任スタッフ、いわゆる「電話番」を雇うことは、かつては一般的な選択肢でした。しかし現在は、電話の量や内容の変動が大きく、人件費に対して生産性が見合わないケースが増えています。
特に中小企業や少人数オフィスでは、次の課題が発生しやすくなります。
- 電話量が日によって大きく変動し、待機時間が非効率
- 電話対応以外の業務を任せづらく、役割の幅が限定的
- 採用・定着・教育といった人的コストが継続的に発生
この背景により、“人を雇うよりアウトソースが合理的”という判断が主流になりつつあります。
電話番と電話代行、年間コストを比較すると何倍違う？
電話番を雇った場合の年間コスト
正社員・パートどちらでも、年間コストは決して軽くありません。
| 項目 | コスト例 | 備考 |
|---|---|---|
| 月給（正社員） | 約20万円 | 地方平均水準 |
| 社会保険料等（企業負担） | 約3〜4万円 | 毎月固定 |
| 採用・教育コスト | 年約20万円 | 採用1回＋教育 |
| 福利厚生・諸経費 | 年約12万円 | PC・席・備品など |
年間合計：約320〜340万円
パートで計算しても、
時給1,100円 × 6h × 22日 × 12ヶ月 ≒ 約174万円／年
となり、人件費負担は軽くありません。
電話代行サービスの場合の年間コスト
| プラン | 月額例 | 年間 |
|---|---|---|
| ライト（30件/月） | 8,000円 | 96,000円 |
| スタンダード（50件/月） | 12,000円 | 144,000円 |
| ビジネス（100件/月） | 20,000円 | 240,000円 |
年間 約10万〜24万円で運用可能です。
年間コストは約1/3〜1/10になるケースもあり、金額面だけで見ても圧倒的にお得です。
電話代行が「3倍お得」と言える根拠
① 固定費ではなく変動費で運用できる
電話番を雇うと、閑散期でも給与は支払われます。 一方、電話代行なら電話件数や必要範囲に応じて調整可能な変動費。
- 閑散期：低コスト
- 忙しい時期：件数追加で対応
余剰人件費が発生しません。
② 教育・管理コストがゼロ
正社員・パートを雇う場合、教育や指導が必要です。
電話代行なら、
- 社会人マナー・敬語・クレーム対応が標準装備
- 突発休暇や欠勤リスクがない
- 品質が一定で引き継ぎ不要
管理コストがゼロになる点は大きなメリットです。
③ 不要な電話をフィルタリングでき効率化に直結
電話番が対応すると、営業電話や不要な連絡も受けることになります。 電話代行なら、一次受付でふるい分けし、必要な案件のみ受け取れる仕組みを作れます。
結果として、社員が本来業務に集中でき、生産性が向上します。
【事例①】人材サービス会社：採用コスト150万円→0円に
Before
- 専任の電話番（パート）1名を採用
- 電話量の波が激しく、手待ち時間が多かった
- 年間174万円＋採用教育コストが発生
After（電話代行導入）
- 月50件プランを運用
- 社員は営業に集中でき、商談数が月14%増加
効果：年間約150万円のコスト削減＋売上増につながった
【事例②】士業事務所：対応漏れゼロで信頼性向上
士業事務所では、電話対応品質が信頼性に直結します。
- 不在時の受付精度が向上
- 重要案件は即通知、それ以外は翌日対応
- 顧客満足度が改善
コスト削減だけでなく、ブランド価値向上にも寄与。
導入前に知っておきたい「失敗するケース」
対応ルールが曖昧なまま任せる
丸投げすると対応品質がブレる原因になります。 対応基準・転送基準・緊急時ルートは事前設定が必須。
社内フローと連携していない
報告を受けても活かせない状態では意味がありません。 チャット・CRM・チケット管理と連携させると最大効果。
失敗を防ぐための導入ステップ
- 対応範囲と優先度を定義
- 緊急案件・一般案件のルール設定
- 報告形式（メール・Slack等）を決定
- 1ヶ月トライアル → 改善 → 本導入
小さく始めて最適化しながら拡大するのが成功パターンです。
まとめ
電話番を雇うより電話代行を活用する方が、圧倒的にコスト効率が高く運用負担も少ないことがわかります。
- 人件費は1/3〜1/10に削減可能
- 管理・教育コストが不要
- 生産性向上という副次効果も大きい
コスト・品質・効率すべてをバランス良く最適化できる選択肢として、電話代行は非常に有効です。
まずは小規模プランで試し、効果を測定しながら運用を広げることをおすすめします。