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展示会・自社イベント期間中は、営業・マーケ・経営層が会場に総出になることが多く、本社オフィスの代表電話が実質誰も取れない状態になります。
この間に新規問合せが取りこぼされたり、既存顧客のクレームが放置されたりすると、せっかくのイベント効果が半減します。
ここでは、展示会・イベント期間中の電話対応を電話代行で安定運用する方法を整理します。
展示会・イベント期間の電話事情
① 社員総出で本社が空く
- 3日間の展示会で営業・マーケ全員が会場
- 製品発表会で経営層が外出
- セミナー開催で講師・スタッフが現場
② イベント関連の問合せ増
- 「会場はどこ？」「何時から？」（来場検討者）
- 「資料を送ってほしい」（来場後フォロー）
- 「展示物について追加で聞きたい」
③ 既存顧客対応も並行
- 通常の業務問合せ
- クレーム・トラブル対応
- 重要顧客からの連絡
④ 機会損失が大きい
イベント直後は問合せが急増するタイミング。ここで取りこぼすと、せっかくの集客効果が消える。
電話代行を活用するメリット
- 本社の代表電話維持：社員不在でも応答
- イベント関連質問の即答：FAQ整備で対応可能
- 既存顧客対応の継続：クレーム放置を防ぐ
- 重要案件の即取次：会場の担当者へエスカレーション
- PR効果の最大化：問合せからの商談化機会を逃さない
受電フローの設計
Step 1：イベント特化スクリプトの準備
イベント期間専用スクリプトを業者に共有：
「お電話ありがとうございます、○○株式会社でございます。本日は◯◯展示会出展中のため、社員一同会場におります。お急ぎのご用件でしたら、会場にいる担当者にお繋ぎいたします。」
Step 2：用件分類
- イベント問合せ → FAQ参照、即回答
- 既存顧客問合せ → 緊急度判別、担当者へ取次
- クレーム・緊急トラブル → 会場の担当者へ即取次
- 新規問合せ・商談検討 → 担当者へ取次 or 後日折返し
- 営業電話 → お断り
Step 3：会場担当者への取次
会場では電話に出られないこともあるため、エスカレーションを多段階に：
- 1次：担当者の携帯
- 2次：上長の携帯
- 3次：本社残留スタッフ（少数いる場合）
- 4次：メモ取りで翌日折返し
イベントFAQの整備
来場検討者向け
- 会場住所・アクセス
- 開催時間
- 入場料・事前登録の必要性
- 駐車場の有無
- 弊社ブース番号
来場後フォロー
- 資料請求の方法
- カタログ・パンフレットの送付
- 個別相談の予約
イベント内容
- 展示内容のサマリ
- セミナー時間
- 講師紹介
- 配布資料の内容
これらをA4 1枚程度にまとめて電話代行業者に共有。
重要顧客対応の強化
イベント期間中も重要顧客からの連絡は最優先：
- VIPリストを再確認
- 即取次SLAを設定（5分以内に担当者へ連絡）
- 不可の場合は本社残留スタッフが対応
イベント終了後のフォロー設計
即時の対応
- 来場者リスト整理
- 名刺データ化
- フォローメール送信
電話代行の役割
- 来場者からの問合せが急増する イベント後1〜2週間は通常より多めのプランに
- フォローのコールバック依頼を受電
- 商談予約の調整
業種別の活用例
IT・SaaS企業（展示会出展）
- 来場者からのデモ依頼
- 製品スペック問合せ
- 価格・契約条件の質問
- 商談アポイントの調整
製造業（自社見本市）
- 製品サンプル請求
- 仕様確認
- 見積依頼
- 来場予約変更
教育・コンサル（セミナー開催）
- 受講申込
- 受講料・支払方法
- 会場アクセス
- 受講内容の問合せ
オペレーターへの共有事項
- イベント名・期間・会場
- 出展ブース番号・展示内容
- イベントFAQ（A4 1枚）
- 会場の担当者リストと連絡先
- 本社残留スタッフの連絡先
- イベント期間限定スクリプト
業者選定のチェック
- 短期間（数日〜数週間）の集中対応可否
- スクリプトの即時変更対応
- 取次SLAの柔軟性
- イベント業界・展示会対応の経験
- プラン変更の柔軟性（イベント前後の件数増加）
費用対効果
試算例（年4回の展示会出展企業）
- 1回の展示会期間：3日
- 電話代行で取りこぼし削減：1回あたり10件
- 商談化率：30% → 3件商談
- 成約率：30% → 1件成約
- 平均成約単価：100万円
- 年間効果：4回 × 100万円 = 年間400万円
- 追加電話代行費用（イベント期間限定強化）：年間20〜40万円
- ROI 10倍以上
さらに：
- 既存顧客クレーム放置回避
- 重要顧客対応の継続
- PR・ブランドイメージ向上
導入時の注意点
- イベント前のスクリプト準備：1〜2週間前には完成
- 試用期間でリハーサル：本番前に応対品質確認
- 会場担当者との連絡手段確認：携帯電波・会場Wi-Fi等
- イベント後の体制移行：通常運用への切替タイミング
まとめ
展示会・イベント期間中の電話対応は、本社の代表電話を止めないだけでなく、イベント効果を最大化するための重要な施策です。
電話代行を期間限定で強化することで、社員総出で会場対応する間も、新規問合せ・既存顧客・重要案件すべてに対応できる体制が作れます。
イベントFAQ整備、会場担当者への即取次設計、イベント後フォローの3点を整えれば、年4回のイベント出展でも電話対応で機会損失することなく、確実に商談化につなげられます。